蚌埠学院基建档案资料管理办法
文章发布时间: 2019-09-11     文章浏览次数: 0

蚌埠学院基建档案资料管理办法

第一条为加强对档案的管理和收集整理工作,有效地保护和利用档案,结合本校特点,特制定本办法。

第二条基本原则

(一)基建档案是指在学院范围内进行勘察、规划、建设(新建、扩建、改建以及大、中型维修)和管理等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、照片、财会账册、凭证及决算等各种载体的文件材料。

(二)基建档案是基建工作的真实记录和历史凭证,是扩建、改建、使用、维修、抗震加固的重要依据。基建档案必须实行集中统一管理,保证学院基建档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

(三)基建文件材料的形成、积累和归档是基建管理工作的重要环节,必须坚持基建工程项目一开始就与建立基建档案的工作同步进行,工程项目建设过程中要与基建文件材料的形成、积累、整理、审定工作同步进行,工程竣工验收要与验收基建档案同步进行,否则基建项目不能进行竣工验收。

三条基建材料的归档要求

 (一)在整个基建工程项目过程中形成的应当归档保存的各种形式载体的材料都属于蚌埠学院所有,任何个人不得据为已有,不得无故拒绝归档,不得私自将其转借、买卖或销毁。保护基建文件材料的完整、准确、系统、安全是每个基建管理人员的责任。

 (二)归档的基建材料必须反映其管理和项目建设的全过程,保证完整、准确、系统。归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体形式的文件材料,特别是竣工图在内的全套图纸。  

 (三)凡归档的文件材料均应是原件,做到审查手续完备、制成材料优良、格式统一、字迹清楚,图面清晰、整洁,不得用易褪色的书写材料书写。具有法律依据和凭证和文件材料、签字和印鉴必须齐全,请示与批复要同时归档,缺一不可。如果报告、请示后无批复,经办人应注明办理情况,以备日后考查。

(四)竣工图一般归档不少于一套,文字材料、底图、底片和声像材料各归档一套

(五)为保证峻工图与工程现状相符,凡在改建、扩建、使用、维修、抗震加固和管理过程中,工程发生变更时,必须填写更改通知单,经主管部门批准后方可变动。

归档资料的内容

() 前期文件

1、动拆迁文件。

2、立项依据性文件。

3、项目建议书(含报请审批的报告与文本)、附件及批复。

4、可行性研究报告(含报请审批的报告与文本)、附件、环境影响评估报告及批复。

5、设计任务书及批复。

6、建设用地规划许可证及核准的地形图。

7、建设工程规划许可证及核准的建设工程位置地形图及总平面图。

8、规划、环保、卫生、消防、人防、交警、绿化等审批文件。

9、工程水文、地质勘探报告。

10、方案设计及投资估算。

11、初步设计及工程概算。

12、施工图设计及工程预算。

13、工程结构,设计计算书及说明书。

14设计评价、鉴定及审批

15有关调整基建投资的请示、批复

() 综合性文件

1、本校有关基建工作给上级的请示、报告及批复

2、征地总平面图、计划、申请报告及用地面积核准文件等批准文件材料

3、征地补偿协议书、补偿费用标准、补偿凭证及付款凭证

4、中标通知书

5、施工招标、投标文件

6、建筑施工许可证

7、施工合同

8、施工预算。

9、施工组织设计。

10、开、竣工报告。

11、工程测量定位记录、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

12、工程质量事故报告及处理记录。

13、基建中形成的其他有价值的材料(包括其中照片等声像材料)

() 施工过程文件

1、分部、分项工程验收。

2、隐藏工程验收记录。

3、分部分项工程质量评定表。

4、建筑材料质量证明单,试验报告。

5、过程进度款支付情况

6、设计变更、工程更改联系单

() 监理文件

1、监理合同及招投标文件。

2、各施工阶段的质量评估报告。

3、单位工程质量评估报告。

4、监理月报

5、监理会议纪要

() 竣工验收文件

1、建设工程竣工验收备案表。

2、监理单位工程质量评估报告。

3、施工勘探,设计单位验收报告项目竣工验收报告

4、全部竣工图纸

5、项目质量评审材料

6、竣工验收会议纪要、决议文件及工程现场声像材料

7、工程决算材料

条资料的收集与整理

() 新建项目由工程项目负责人负责收集与整理,工程竣工后二个月内将资料移送档案

() 大修项目的资料由工程科落实到项目负责人,工程竣工后一个月内,资料整理后送资料员移送校档案

对损毁,丢失档案资料的要追案当事人的责任,根据情节给予行政处分。


                                           基建处

                                       20181112